Управленческие документы

Анализ/оптимизация/разработка управленческих документов

«Правильная регламентация выполнения работ избавляет компанию от поиска гениальных подчиненных, а руководителя от необходимости превращаться в помесь попугая с тюремным надзирателем»
(Дон Фуллер)

«Если структура управления не осознана и не описана, то невозможно разрабатывать адекватную систему управления, некорректно даже говорить об ее оптимизации или просто об улучшении»
(Шустерман Д.М.)

Далеко не все руководители осознают необходимость использования управленческой документации. Срабатывает стереотип, что наличие документов в компании говорит о ее бюрократизации. Хотя наличие управленческих документов абсолютно не означает, что компания стала бюрократической.

Также многие руководители, особенно собственники бизнеса, привыкли управлять выросшей компанией так же, как и на ранних этапах ее развития. Потом удивляются почему в компании царит организационный хаос. Следует понять, что большим коллективом невозможно эффективно руководить, не используя как дополнительный инструмент управленческие документы.

Те руководители, которые понимают, что навести порядок в своей компании без определенных документов невозможно, все же идут по пути наименьшего сопротивления и усиленно ищут типовые управленческие документы. Они даже не догадываются, что только теряют время, а иногда и деньги, покупая шаблоны типовых документов. Кто их составлял? Для каких целей? Может документ был разработан просто "для галочки". Внедряя типовые управленческие документы, компания подвергается определеным рискам - то, что сработало и прижилось в одной компании, другой может нанести реальный вред.

Есть также ряд психологических факторов, "благодаря" которым персонал сопротивляется внедрению управленческих документов: от поддержания своей "уникальности" до "размазывания" ответственности - когда никто ни за что не отвечает. Почти в каждой компании такие люди встречаются. Иногда их много.

Управленческие документы - это инструмент, позволяющий руководителю стать более эффективным. Документ ни за кого работать не будет, так как не может - работают люди. Просто с помощью документов руководить станет проще, быстрее и дешевле.

Внедрение управленческих документов неизбежно, особенно, если численность компании больше 20-ти сотрудников. Эффективные руководители давно осознали тот факт, что наиболее формальные структуры являются еще и наиболее «четкими».

Какие виды (критический минимум) и что из себя представляют управленческие документы можно узнать, посетив практически любой наш семинар. Не используя управленческие документы, невозможно построить крупный и высокоэффективный бизнес.

Организации стремятся к формализации поведения сотрудников по целому ряду причин:

желание увеличить предсказуемость поведения персонала;
повышение качества координации действий между сотрудниками/подразделениями;
когда рабочие задачи требуют четкого выполнения;
чтобы гарантировать постоянство при выполнении ключевых видов работ;
с целью увеличения рациональности при выполнении задач;
с целью обеспечения непредвзятого отношения к клиентам (одни правила защищают интересы клиентов, другие – членов организации);
с целью стремления властей «навести порядок» в организации.

Факторы, влияющие на степень формализации деятельности организации:

чем старше организация, тем более формализовано ее поведение – на протяжении жизни организация так или иначе повторяется в своей деятельности, в результате чего, рабочие процессы становятся более предсказуемыми и поэтому легче и логичнее формализуются, что позволяет работать более эффективно;
чем крупнее организация, тем сложнее ее структура – по мере пополнения рабочей силы и увеличения производительности труда, требуется больше внимания уделять координации деятельности, что достигается через формализацию и стандартизацию рабочих процессов;
чем крупнее организация, тем больше средний размер ее организационных единиц – формализация поведения и планирования дает возможность контролировать большее число подчиненных;
чем крупнее организация, тем сильнее формализовано ее поведение – большее число ее поведенческих схем повторяется и, как следствие, тем более предсказуемы эти схемы, меньше неразберихи, меньше нерациональных действий;

Наличие в компании внутриорганизационных документов позволит:

упорядочить работу персонала, через четкое знание того, что, когда и как делать;
сделать работу подразделений и сотрудников прозрачной и одинаково воспринимаемой всеми;
повысить ответственность персонала за осуществляемые действия;
мотивировать персонал путем делегирования части полномочий и предоставления достаточных прав для эффективного выполнения должностных обязанностей;
повысить дисциплину и соблюдение установленного порядка.