Четыре секрета эффективного руководителя

Елена СЕМАК

Деятельность руководителя многообразна и подразумевает большое количество знаний, умений и навыков. Лишь 20% всей деятельности управленца составляют три вида деятельности вместе взятые – постановка цели, похвала подчиненного, выговор и корректировка поведения, а также извинение, но именно эти нехитрые действия обеспечивают 80% нужного результата.

Существует четыре простых секрета эффективного руководителя:

• Постановка цели
• Похвала
• Выговор
• Извинение

Постановка цели

Эффективное использование процесса постановки целей является фундаментом высокого уровня выполнения работ для компании, а также удовлетворенности и чувства самоуважения для исполнителей. Постановка целей придает смысл, дает желание добиться чего-то и является мощным мотивационным инструментом в руках менеджера. Не секрет, что хорошая работа начинается с ясной цели, так как поставить такую цель перед сотрудником? Существует несколько составляющих эффективного использования процесса постановки целей:

• Области ответственности. Сотрудники должны знать, что от них требуют, т.е. должны быть четко определены должностные обязанности и их приоритетность.
• Стандарты работ. Сотрудники должны знать, что значит хорошо выполнять работу.
• Цели должны быть ясными. Сотрудники должны знать для чего они делают ту или иную работу, к чему должны привести результаты их труда. В противном случае цель может быть не достигнута.
• Достижение целей требует обратной связи. Чтобы двигаться к цели, людям нужна обратная связь, показывающая степень их продвижения к цели. Также обратная связь по результатам работы – это мотивирующий фактор №1 для сотрудников.
• Ограниченное количество целей. Согласно большинству исследований, идеальное количество целей, на котором могут сосредоточиться лучшие сотрудники, – от трех до пяти. Необходимо ограничить количество целей и определить несколько главных действий, которые окажут наибольшее влияние на необходимые результаты. Как только эти цели будут поставлены, они должны быть записаны, чтобы их можно было часто использовать для сравнения фактического поведения с заданным. Еще важно, чтобы цели можно было прочесть за минуту, для чего объем текста, излагающего их, не должен превышать 250 слов.
• УМНЫЕ цели. В английском языке слово УМНЫЕ (SMART) – это аббревиатура, образованная из начальных букв самых важных принципов постановки целей.

Похвала

Похвала фокусируется на поощрении поведения, которое приближает сотрудников к цели. Существует несколько составляющих эффективного использования похвалы:

• Будьте непосредственны и конкретны. Чтобы похвала была эффективной, она должна быть быстрой и конкретной. Вместо того чтобы хвалить сотрудника вообще, выясните сначала, что он сделал правильно. Менеджер не должен жалеть времени на то, чтобы наблюдать за работой людей и хвалить те конкретные улучшения, которые он заметил.
• Выразите свои чувства. К примеру: «Я горд…», «Мне очень приятно…» и т.д. Хотя похвала длится недолго, она имеет длительное воздействие.
• Хвалите не только идеальное поведение. Не ждите момента идеально правильного поведения, перед тем как похвалить. Похвалите человека, когда он ведет себя почти правильно.
• Найдите время для похвалы. Вы должны выделить, по крайней мере, 2 часа в неделю для похвалы. Запишите их в своем ежедневнике точно так же, как вы записываете намечаемые вами встречи и звонки.

Выговор

Выговор уместен только для тех, у кого есть квалификация для выполнения работы, но по какой-то причине нет заинтересованности, в остальных случаях уместно уточнение задания. Рассмотрим четыре основных момента для вынесения выговора:

• Выговор выносится сразу же после инцидента
• Будьте конкретны
• Делитесь своими чувствами о том, что сделано. Не рассуждайте о том, что этот человек сделал неправильно. Важнее, чтобы вы сосредоточились на своих чувствах – «Меня это огорчило…», «Я расстроен» и т.д.
• Вновь подтвердите свое высокое мнение об этом человеке. «Я слишком высоко ценю вас…», «Это так не похоже на вас…» и т.д.

Существует несколько составляющих эффективного использования выговора:

• Порицайте поведение, но не личность. Вам нужно отделить поведение от личности человека. Иначе говоря, вам нужно сохранить людей, но избавиться от их плохого поведения. Заканчивайте выговор похвалой, чтобы сотрудник сконцентрировался на том, что он сделал неправильно, а не на том как вы к нему относитесь как к личности.
• Уточнение задания. Когда сотрудники только учатся и допускают ошибку, выговор не уместен. Первым делом необходимо убедиться, что исполнитель знает о допущенной ошибке и о том, что проблема существует. После этого необходимо проинформировать о негативных последствиях допущенной ошибки. Далее, если это уместно, менеджер должен взять на себя вину за то, что недостаточно четко изложил задачу. Следующим шагом будет – подробное формулирование задания, и обязательно убедитесь, что оно понято правильно. И последний, но немаловажный аспект – выражение вашего неослабевающего доверия, уверенности в этом человеке.

Извинение

Извинение может быть эффективным способом исправить ошибку, которую вы совершили, и восстановить доверие. Добавление извинения к постановке цели, похвале, выговору и уточнению задания делает партнерство ради лучшего выполнения работы настоящим процессом взаимообмена, в котором признание вашей уязвимости может быть скорее правилом, чем исключением.

Существует несколько составляющих эффективного использования извинения:

• Капитуляция – правдивое признание самому себе в том, что вы поступили неправильно и должны как-то компенсировать сделанное.
• Извинение должно быть чистосердечным. Вы должны признать, что то, что вы сделали или не смогли сделать несовместимо с вашим представлением о себе и простить самого себя.
• Обещание. Важно помнить, что никто и никогда не воспримет ваше извинение, если вы не свяжете себя обязательством не повторять то дурное, что вы совершили, и выразите свою решимость держаться этого обязательства, изменив свое поведение.

Эффективные отношения при работе с подчиненными зависят от доверия, а доверие при работе с людьми может возникнуть, когда мы сможем уйти от штампов и быть естественными.