Автоматизация бизнес-процессов (как избежать типичных ошибок)

Александр БУЙВАЛЕНКО

«Автоматизация или компьютеризация неэффективного процесса лишь дает возможность делать ошибки быстрее и больше»
(Д. Харрингтон, К. С. Эсселинг, Х. В. Нимвеген)

В погоне за быстрым результатом, упускается из виду сам путь, который должен быть пройден, чтобы добиться желаемого. Спешка, как всем известно, ни к чему хорошему не приводит. Большинство компаний совершают одни и те же ошибки. Особенно, это касается вопросов автоматизации деятельности. Автоматизация бизнес-процессов, если ее осуществлять не так как надо, часто приводит к разочарованию, потерянному времени и деньгам. Дело вот в чем… (см. рисунок)

Покупая готовые «коробочные» решения, компания попадает в стандартную ловушку. Увещевания представителей поставщиков программного обеспечения (ПО) о модульности, гибкости настроек, «уникальных возможностях» их программного продукта, в котором все предусмотрено – не более чем обещание чуда за «очень скромные деньги». А чудес в управлении не бывает… (см. рисунок)

Вариант №1

В сотрудничестве с внешним производителем информационных систем, этот вариант самый маловероятный. Представители поставщика ПО всеми правдами и неправдами будут пытаться реализовать вариант №2. Пытаясь «довести» информационную систему под реальные потребности, компаниям все равно приходится нанимать штатных программистов или специалистов, которые будут контролировать процесс «доводки» ПО представителями поставщика под потребности компании (см. рисунок).

Вариант №2

Когда придут представители поставщика ПО, внедрять свой программный продукт, они, наверняка, постараются начать с изменения бизнес-процессов (БП) вашей компании под свою систему. Проще и быстрее переубедить изменить БП компании, чем вносить изменения в программу, приспосабливая ее к потребностям информационных потоков организации (см. рисунок).
И с большой вероятностью все аргументы сведутся к:

• «вместо этого БП должен быть вот этот, стандартный для нашей системы»,
• «а вот тот БП вам совсем не нужен, т.к. наша система такого не поддерживает, и не возражайте, нам виднее!».

Вариант №3

Можно конечно, при наличии свободных финансовых ресурсов, купить что-то:

• большое,
• привлекательное,
• статусное,
• и покрывающее даже те функциональные области/задачи, которые компании не нужны…

Некоторые факты, подтверждающие целесообразность нашего подхода (№4):

Реинжиниринг бизнес-процессов и ERP

По результатам опроса компаний, внедрявших у себя ERP-продукт R/3 компании SAP, до внедрения программного обеспечения 16% респондентов считали, что реинжиниринг бизнес-процессов должен предшествовать внедрению программного обеспечения (ПО). После внедрения ПО R/3 такого мнения стали придерживаться 35% опрошенных. То есть компании, внедрившие у себя ERP-систему, считают, что сначала нужно было правильно выстроить бизнес-процессы компании, а потом заниматься их информационным обеспечением.

Уровень использования функций программ

Из огромного перечня возможностей многофункциональных профессиональных программ задействованными оказываются всего 3-15%.

Разработка крупных систем программного обеспечения

Исследования показали, что на каждые 6 крупных систем программного обеспечения, запущенных в действие, приходится 2 таких, разработка которых была прекращена из-за невозможности добиться удовлетворительного функционирования. Средний проект разработки программного обеспечения затягивается на половину первоначально запланированного срока, крупные проекты и того хуже. Три четверти всех больших систем либо выполняют не все функции, которые на них возлагались, либо не используются вовсе.

Предпочтительность вариантов отображения процессов компании

Опрос участников выставки Docflow 2008 показал отчетливое превосходство графической формы (88%) описания бизнес-процессов над текстовой (54%) или табличной формой (42%). Это связано с тем, что графическая форма описания более удобна для формализации бизнес-процесса и проверки его корректности.
Как показал опрос, в первую очередь описание процессов проводится для внедрения информационных систем (77%). Вторая по популярности цель описания бизнес-процессов – регламентация деятельности (73%), что свидетельствует о невысокой зрелости бизнес-процессов в российских компаниях (первый-второй уровни зрелости по пятибалльной шкале Gartner).
Весьма показательны 65% работ по описанию бизнес-процессов в целях их дальнейшего совершенствования, что говорит об усилении интереса к теме процессного управления.

Точность данных

Считается, что для нормального функционирования информационная система требует точность данных 95% и выше.

Взаимодействие подразделений

По подсчетам аналитиков, время взаимодействия между подразделениями разделяется следующим образом: 20% - время работы, 80% - передача результатов следующему исполнителю.

Регламентация бизнес-процессов

Количество ошибок при оформлении платежных и первичных документов снижается в среднем на 50% сразу после окончания проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов.

Распределение обязанностей

Характерная черта, отмеченная зарубежными экспертами в российской промышленности, - нечеткое, формальное распределение обязанностей, что приводит к провалам в организации любой работы. Руководители при этом идут по совершенно странному пути - вместо того, чтобы наладить взаимодействие между подразделениями, стремятся взять и эти "проблемные" места под свой жесткий контроль. В результате вводятся дополнительные контрольные и дублирующие функции, руководители вместо того, чтобы организовывать работу подчиненных, пытаются руководить решением этих ключевых проблем сами.

Стоимость ошибок

По данным, опубликованным Национальным институтом стандартов (NIST 2002 RTI Project 7007.011), основное количество ошибок в продукте - 70%! - закрадывается на стадии выработки требований и построения дизайна. А обнаруживается ...

Время на разработку и внедрение системы управления предприятием

Практика показывает, что компании среднего размера – от 500 до 1000 человек – разрабатывают и внедряют новую систему управления целиком  за один год. Компаниям с 10 000 сотрудников потребуется примерно 2-3 года.