ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

(описание бизнес-процессов по принципу "как есть")

«Невозможно управлять тем, что не обозначено ясными границами» (Шустерман Д.М.)

Ценность описания бизнес-процессов заключается в том, что гораздо проще понять что-либо, рассматривая графическое представление объекта, чем изучая его словесное описание. Существенно повлиять на скорость и адекватность восприятия может качественный выбор стандарта описания бизнес-процессов. Поэтому любое описание бизнес-процессов, независимо от целей, для которых оно осуществляется, начинается именно с выбора стандарта описания бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов по принципу "как есть" целесообразно, потому что:

• графическое отображение фактической ситуации является предпосылкой идентификации слабых мест, требующих улучшения;
• наиболее полное понимание фактического положения дел в компании позволяет быстрее и оптимальнее осуществить стратегию перехода к ситуации "как должно быть";
• моделирование "как есть" может использоваться как способ обучения сотрудников методам процессного подхода;
• модель "как есть" позволит не упустить важные аспекты в рамках анализа и моделирования процессов "как должно быть";
• модель "как есть" обычно используется в качестве исходной модели в рамках моделирования "как должно быть" (при условии, что фактическая ситуация, частично соответствует желаемому состоянию);
• выявление слабых мест служит основой для мотивации необходимых изменений;
• позволяет оперативно устранить некоторые очевидные проблемы, так называемые "Quick wins" (быстрые выигрыши), которые оказывают позитивное психологическое влияние на весь персонал компании.

Описание бизнес-процессов по принципу "как есть" также необходимо:

• при проведении комплексного консалтингового проекта на этапе исследования текущей ситуации в компании;
• при приходе в компанию новой команды топ-менеджеров, что позволяет в кратчайшие сроки понять механизмы функционирования организации и вникнуть в специфику ее работы;
• при принятии решения инвестором о покупке бизнеса (слияние, поглощение);
• при формировании или расширении сети региональных подразделений, а также выходе на другие региональные рынки с целью выработки и соблюдения единых стандартов работы для всего персонала компании;
• при необходимости снижения операционных затрат;
• при необходимости сокращения времени выполнения (длительности цикла) существующих ключевых процессов (к примеру, выполнение заказа клиента);
• при необходимости разработки организационных документов, упорядочивающих деятельность подразделений компании;
• при организации в компании управленческого учета: планирования, контроля, бюджетирования;
• при внедрении системы сбалансированных показателей;
• при внедрении процессно-ориентированного управления;
• при внедрении новой информационной системы;
• при подготовке предприятия к получению сертификата соответствия по системе ISO 9001:2000;
• при необходимости подготовки к финансовому аудиту;
• при необходимости реагирования на требования, предъявляемые потребителями и государством.

Уровень детализации бизнес-процессов

Уровень детализации зависит от целей моделирования и от того, насколько полученные модели могут быть использованы для реализации следующего шага - оптимизации бизнес-процессов по принципу "как должно быть. По нашим наблюдениям, подавляющая часть моделей "как есть" используется как при формировании регламентов бизнес-процессов, так и используются при создании моделей "как должно быть".

Время, необходимое для описания бизнес-процессов по принципу "как есть" зависит от:

• выбранного стандарта описания бизнес-процессов;
• согласованного уровня детализации;
• наличия документации по процессам;
• обозначенных границ отображения моделей "как есть".

Узнать больше об описании бизнес-процессов по принципу "как есть" Вы сможете, посетив наш семинар (см. программу).

Вы также можете пройти дистанционно курс обучения бизнес-процессам (подробнее).

Скачать примеры бизнес-процессов по принципу "как есть".