Стандарты описания бизнес-процессов

О важности правильного выбора стандарта (нотации)

Описание бизнес-процессов компании может осуществляться как силами собственного персонала, прошедшего обучение, так и внешними консультантами. И в том, и в другом случае, сначала осуществляется графическое отображение бизнес-процессов по принципу «как есть» (as is).

В связи с тем, что не существует единого универсального стандарта описания бизнес-процессов, его оптимальный выбор достаточно важен.

Следует также понимать, что стандарты описания бизнес-процессов повлияют на конечный выбор программного обеспечения и последующие возможности компании, с точки зрения удобства работы персонала с базой данных бизнес-процессов, «вложенность» бизнес-процессов (возможность перехода с одной модели на другую), специфические возможности для анализа моделей бизнес-процессов.

Также конечный выбор компании в пользу того или иного стандарта описания бизнес-процессов повлияет и на стоимость приобретения необходимого программного обеспечения. Использование некоторых программ, в которых можно отображать бизнес-процессы, не потребуют от компании каких-либо дополнительных средств.

Другими словами, стандарт описания бизнес-процессов - может предоставить не только возможности, но и существенно их сузить (по сравнению с другими стандартами описания бизнес-процессов). Мы достаточно часто сталкиваемся со случаями, когда участники обучения начинают использовать какой-то стандарт описания бизнес-процессов не разобравшись в возможностях и недостатках, не понимая, что есть альтернативные варианты. После обучения отказываются от ранее сделанного выбора и переходят на более эффективный и не сложный стандарт описания бизнес-процессов.

Исходя из нашей практики, можем утверждать, что из наиболее распространенных стандартов описания бизнес-процессов (IDEF, DFD, BPMN, VAD, eEPC, блок-схема бизнес-процесса, межфункциональная блок-схема бизнес-процесса), с точки зрения быстроты и адекватности восприятия персоналом заказчика, являются стандарты:

VAD (диаграмма цепочки процесса, добавляющего стоимость, Value added chain diagram);
eEPC (расширенная цепочка, управляемая событиями, extended Event-driven Process Chain);
блок-схема (Work Flow Diagram, WFD);
межфункциональная блок-схема (Cross Functional Flowchart, CFFC).

В тоже время, такие стандарты описания бизнес-процессов, как блок-схема бизнес-процесса и межфункциональная блок-схема, при всей своей простоте, имеют ряд существенных ограничений, не позволяющих полноценно отразить все основные нюансы происходящих в компании действий.

Стандарты описания бизнес-процессов - CFFC

Стандарты описания бизнес-процессов в виде: блок-схема бизнес-процесса и межфункциональная блок-схема бизнес-процесса используются в компаниях достаточно часто. С одной стороны, это определяется легкостью освоения, с другой, это часто связано с формальным отношением к вопросам моделирования. Последнее, приходится наблюдать достаточно часто. Особенно, в крупных компаниях.

Стандарты описания бизнес-процессов VAD и eEPC без особого труда воспринимали рядовые сотрудники, к которым не предъявлялось особых требований в компании к их квалификации (грузчики, сотрудники вспомогательных служб).

Стандарты описания бизнес-процессов VAD и eEPC также являются наиболее универсальными для разных групп сотрудников (исполнители работ, руководители, специалисты IT).

В последнее время все большей популярностью пользуется нотация BPMN. Вобрав в себя достоинства ранее разработанных нотаций, тем не менее, BPMN достаточно сложен для освоения.

После определения компанией стандарта описания бизнес-процессов должно быть сформировано "Соглашение по моделированию", в котором будут определены не только правила использования выбранного стандарта, но и дополнительные внутренние требования компании. Это позволит добиться единообразия при отображении бизнес-процессов и максимально учесть специфические моменты в деятельности компании. Только после этого можно приступать к описанию бизнес-процессов по принципу «как есть» (as is).

Факторы

Несколько основных факторов, определяющих правильность выбора того или иного стандарта описания бизнес-процессов:

прежде всего, стандарт описания бизнес-процессов должен быть понятен и прост для восприятия персоналом компании – здесь важно понимать квалификационный уровень сотрудников, гибкость персонала компании к восприятию нового, специфику деятельности компании и т.д.;
выбранный стандарт описания бизнес-процессов должен максимально соответствовать задачам, которые хочет решить компания.
опыт работы сотрудников компании с тем или иным стандартом, а также требования внешних заинтересованных сторон могут стать определяющими при выборе стандарта описания бизнес-процессов.
если компания только решила осуществить переход на процессное управление, то следующим немаловажным фактором будет время, необходимое на обучение и закрепление навыка работы с выбранным стандартом описания бизнес-процессов - не каждый стандарт можно быстро и легко освоить.
для разных групп потребителей (должностных лиц компании) можно выбрать определенный стандарт описания бизнес-процессов – для топ-менеджмента, вряд ли понадобятся детальные модели бизнес-процессов; для исполнителей необходимы не только детальные модели бизнес-процессов, но и бизнес-процессы верхнего уровня (чтобы видеть взаимосвязи между укрупненными видами работ) и т.д.